Biltema i Malmö

Detta är den 1 september 2011. Det är första dagen för mig som varuhuschef på Biltema i Malmö. Dessförinnan hade jag haft samma arbete under 9 år i Halmstad.
Varuhuset är i ett riktigt dåligt skick, ja rent av misskött. Tomma hyllor, torg och gavelexponeringar blandas med en osammanhängande struktur på varje avdelning. Varuhuset har byggts om fyra gånger på sex år och redan ett halvår efter varje ombyggnad ser det lika bedrövligt ut som innan ombyggnaden.
Två chefsbyten har gjorts sedan starten år 2005.
”Vi tror på dig Sven, säger Biltemas styrelseordförande till mig. ”Du har erfarenheten att göra detta till Sveriges bästa Biltema-varuhus”
Stärkt av förtroendet från ledningen börjar jag min analys av vad som behöver göras.

Jag presenterar mig för all personal på ett kvällsmöte. Beskriver kort min bakgrund och det uppdrag jag har fått. Berättar att jag måste få en inblick i alla avdelningar med en kort praktik på varje varuavsnitt för att få en bild av varuhusets status. Därefter lovar jag att återkomma på ett nytt stormöte om några veckor och berätta vad som behöver göras. Under två veckor jobbar jag några timmar i kassan, räknar kassorna, arbetar i kundservice/reklamationer/reservdelsdisken och i caféet. Har praktiskt avdelningsarbete med sälj och upplock på bil/mc/bilvård, bygg, verktyg, fritid, båt, hem, kontor/teknik. Är en halvdag på lagret och tar emot varor och kör in veckans leveranser med truck. Några timmar på varje avdelning för att lära känna varje medarbetare (det jobbade på den tiden ca 50 personer) och kvalitén på varje varuavsnitt.
Efter två veckor är min analys klar. Praktiskt taget alla avdelningar behöver fräschas upp och mer eller mindre totalrenoveras. Många rutiner behöver repeteras att de fortfarande gäller. Någon egentlig ombyggnad behövs inte utan mer återställas till ursprungskick. Varje avdelning behöver en genomgång, produkt för produkt i hyllfack för hyllfack. Dels för att tillse att rätt vara ligger på rätt plats med en aktuell hyllkantsetikett, att förpackningen är hel/obruten och att hyllutrymmet är tillräckligt för att klara fyra veckors försäljning. Det finns statistik på alla 20 000 produkter vi säljer. Med den statistiken kan vi logistiskt beräkna fyra veckors tillräcklighet. Egentligen tre veckor mer tillräcklighet än vad som behövs eftersom vi beställer varor varje vecka. De tre extra veckorna ska täcka felbeställningar, slut på lagret och större försäljning än beräknat.
När det gäller personalen finns det stor kunnighet men låg motivation och arbetsglädje. Nu kommer dessutom ännu en chef och har sina idéer hur allt ska bli bättre.
Det hörs suckar i många vrår.
Under dessa två veckor är jag glad att jag också hade min fru Eva med från Halmstad. Eva fångade upp synpunkter från personalen och kunde ge utbildning i logistik, administration och färdigställandet av fungerande schema till de som sedan fick ansvar för dessa arbetsuppgifter.
Jag kallar till ett nytt stormöte med all personal som jag utlovat och beskriver min handlingsplan för Biltema i Malmö.

Övergripande: Varuhuset är kraftigt underbemannat. Det finns inte tillräcklig tid avsatt för att ta hand om kunder, plocka upp varor i hyllorna och göra varuvård för söndriga förpackningar. Vi måste anställa mer personal i kassa, sälj och varuplock.
Arbetstidsschemana måste göras om. Vi har mycket personal när vi har lite kunder och lite personal när vi har mycket kunder. På helgerna behöver vi anställa minst 4 personer till för att kunna klara kassavlösningar och rastavlösningar på avdelningarna. Vi behöver plocka varor redan från 6 på morgnarna onsdag till fredag för att tillse att alla beställda varor kommer upp i hyllan innan helgen. Uppmaning att varje medarbetare också kommer med önskemål om sitt eget grundschema. Om det finns önskemål om ändringar på detta. Prioritet från ledningen att försöka göra så bra arbetstidsschema som möjligt för varje anställd.
Förändring att istället för att alla arbetar varannan helg istället arbetar var tredje helg. (Det finns ett problem att få in sjukvikarier på helgerna eftersom de vi frågar har jobbat föregående helg.) Ingen anställd ska heller behöva jobba mer än två kvällar i veckan till klockan 20. Ibland har någon fyra kvällar i veckan med nuvarande schema.
Alla avdelningar måste ”återställas” till nyöppningsskick. Inte genom en större ombyggnad utan att vi hylla för hylla på alla avdelningar ger alla produkter den hyllplats som krävs för fyra veckors försäljning. Att alla varor i hyllan får en genomgång så trasiga varor slängs. Hyllkantslister med rätta avdelningsfärger och korrekta prisetiketter sätts upp i varje hyllsektion. Se till så att det inte finns tomma hyllfack på grund av att varan finns som buffert på lagret eller ligger på ett säljtorg eller på en gavel.
Jag kommer att ha utvecklingssamtal med all personal inom 10-veckorsperioden. Fånga upp visioner och tankar om nuet och framtiden hos varje medarbetare.
Hela lagret behöver en genomgång. Dels för att se om det finns varor som går ut i hyllan. Dels för att lagerlägga alla varor som inte gått ut i hyllan avdelningsvis på sitt avdelningsstallage. Idag är varorna på lagret kors och tvärs istället för ordnat på sitt eget avdelningsstallage. Slutligen rutin att när upplockning av veckans leverans på exempelvis Fritidsavdelningen görs, sker också en genomgång av denna avdelnings buffert på lagret. För varje avdelning det plockas upp varor på utses en varuplocksledare som organiserar arbetet och kan svara på frågor.
Uppfräschning av oss själva. Alla medarbetare kvitterar ut nya hela arbetskläder i form av t-shirtar, pikétröjor, västar, tröjor och byxor.
Uppfräschning och städning av alla gemensamma utrymmen som lunchrum, omklädningsrum och toaletter. Installation av en ny kaffemaskin med gratis kaffe och en vattenbehållare där det är möjligt att tappa friskt källvatten att dricka eller ta med sig till kassan.
Bild i personalentrén på varje medarbetare och en kort arbetsbeskrivning vilka arbetsuppgifter var och en har.
Informationsfacken uppdateras med varje anställds namn för att möjliggöra den veckoinformation vi nu ska säkerställa kommer varje vecka.
Muntlig veckoinformation på lagret varje fredag klockan 9 av mig för att berätta hur veckan har gått. Jag kan då svara på alla frågor som cirkulerar. Ledningsgruppsmöte varje tisdag med protokoll som anslås offentligt för all personal. (Transparens)
Informationstavla i personalentrén som berättar om gårdagens försäljning och om denna siffra är bättre eller sämre i procent mot förra året och budget.
Ny informationstavla vid lunchrummet med arbetstidsscheman för hela veckan. Samt en ”laguppställning” där varje medarbetare, när så känns oklart, varje dag tilldelas en specifik arbetsuppgift. Till exempel kassa, varuplock, säljare på bygg, reklamation/kundservice etc. På schemat står också angivet rasttider. Så inte alla i kassan eller på säljavdelningarna går på rast samtidigt och lämnar kassaköer eller avdelningar utan synliga säljare.
Slutligen berättar jag att under de två veckor jag praktiserat i varuhuset personligen känner stor glädje över den stora kunnighet som finns bland all personal. Att de flesta jobbat kvar sedan öppningen år 2005 och har stor kunnighet i produkterna vi säljer. Att jag känner en stor stolthet av få vara en del i denna arbetsgemenskap.

Ja, det fanns mycket som behövde göras för att få Biltema i Malmö i toppskick igen.
Tillsammans med ledningsgruppen gjorde vi upp en plan att ”återställa” varuhuset i nyöppningsskick på 10 veckor. Vi bildar en projektgrupp med min ställföreträdare Janne och de som är avdelningsansvariga. De tillsammans med medarbetarna på varje avdelning ska aktivt medverka i renoveringsprocessen. Vi börjar med start från ingångsgrindarna med avdelningarna hem och fritid. Sedan arbetar vi oss igenom det stora kundvarvets alla avdelningars hyllor & vrår. Avslutar efter 10 veckor på bilavdelningen. Då är alla varuhusets hyllor genomgångna.

Jag nästan gråter av lycka när allt är klart.
Vilket fint varuhus vi har fått på 10 veckor!
Varuhuset är inte i egentlig mening ombyggd men är i fullgott nyöppningsskick. Inga tomma hyllfack. Inga trasiga förpackningar. Ingen vara som saknar prisetikett. Stora välfyllda säljtorg och gavlar med korrekt angivna prisskyltar. Ett lager med ordning, reda och avdelningsstruktur. All personal i nya fina arbetskläder med en synlig namnbricka. I butiksentrén finns också en temaexponering (skyltning) med säsongsaktuella varor.
Det blir ett minne jag kommer bära med mig i mitt 40-åriga arbetsliv. Förmodligen det stoltaste.
Men det finns en faktor kvar i varuhuset som delvis inte hänger med i denna nya utveckling; medarbetarna. Som alltid, har jag lärt mig på de 16 tidigare butiker jag verkat på, är de flesta som arbetar med på tåget vid en förändring. Och för andra tar det bara lite längre tid. Vid förändringen i Malmö utskiljer jag följande karaktärer i medarbetarkåren:

Den lojale och alltid glade. Hänger med på vilken förändring som helst. Älskar att jobba men fäster inte sitt sinne på om varuhuset förändras eller ej, bara de egna villkoren inte blir sämre. Här finns majoriteten av all personal.
Jobbet är ett nödvändigt ont. Gör sitt arbete fullgott utan att jubla. Jobbar bara för att få en lön att försörja sig på. Klagar sällan men kan gnälla över egentligen helt oviktiga småsaker öppet. Är oftast kvar på samma arbetsuppgifter från anställning till pension.
Den kritiske. Ställer relevanta kritiska frågor. Ifrågasätter ibland hela förändringen med dramatiska ord och åthävor. När alla frågor besvarats och det synligt blivit bättre är den som ställer sig först i ledet och vill bevara förändringen. Propagerar för de tveksamma att det blivit bättre i slutändan. Blir varuhusets klippa ju längre tiden går.
Mullvaden. Hyllar förändringen synligt och öppet men minerar lömskt i bakgrunden. Jobbar alltid för jaget, aldrig för laget. Ger sig till känna genom att aktivt inte utföra sina arbetsuppgifter eller låtsas om att inte förstå dem. Är rädd för att de egna villkoren ska försämras och försöker därför omkullkasta en ny ledning och dess projekt. Egentligen den farligaste av dem alla. Måste tyvärr oftast köpas ut/sparkas om samtal inte leder till en bättre förändring.
Den som kliver fram. Förstår förändringen och dess mål omedelbart. Föreslår ytterligare förbättringar som utvecklar varuhuset ännu mer. Är eldsjälen för sin egen avdelning.
Framtidslöftet. Är i början inaktiv i en förändring och gärna öppet kritisk. Men sätter sig in i möjligheterna för sig själv och börjar ställa upp egna mål för framtiden. Är fortsatt kritisk genom hela sin arbetsperiod men då i syfte att komma med förslag hur rutiner och arbetsuppgifter kan bli ännu bättre. Är den som söker jobb utanför varuhuset snabbast. Och får oftast också en mer ansvarsfull tjänst när han/hon söker den.

Det finns säkert fler ”stereotyper”. Självklart går det inte att dra alla över en kam heller. Men detta är mina subjektiva omdömen om de medarbetare jag jobbade med på Biltema i Malmö.
Skulle jag berätta alla historier och berätta om alla som jobbade på Biltema i Malmö de sex år jag var där hade jag behövt skriva en hel bok. Alla var på sitt sätt fantastiska och bidrog till den framgång vi fick försäljningsmässigt.
Men några fler vill jag ha med. Och då glömmer jag inte Dragan, Roger, Ljupco, Sonja, Yvonne, Johan, Ronny, Sanny, Bosse, Jonas, Anetta, Elvedina, Selma, Henry, Arton, Robert med flera, med flera som jag också velat ge några rader var.
Först och främst är vi en sammansvetsad ledningsgrupp. Det är huvudnycklarna till framgång.
I denna ingick:
Janne. Min ställföreträdare. Han bär på en otrolig detaljhandelserfarenhet och har kunskap om de allra flesta av de 20000 produkter som finns i sortimentet. Kan arbeta på alla avdelningar inklusive kassa och administration. Säker blick för säljande exponeringar och torg. Styrkan som människa är hans orubbliga ärlighet och äkta empati för varje medarbetare i varuhuset. När något känns tungt för någon medarbetare, ja då är det Janne som fångar upp och löser den tråden. Börjar 5,30 varje morgon och jobbar tills han är klar (aldrig några bestämda sluttider). Outtröttligt driv att förbättra och hålla fast varuhuset vid en hög kvalité och skötsel.
Dimitar. Började som avdelningschef på byggavdelningen. När vi ska till att anställa en ny logistikansvarig blir han det självklara valet. Har en tydlig ledarprofil. Han har också en nästan synsk förmåga att lokalisera varor från lagret som går ut i tomma hyllfack och genom kloka beställningar eliminera tomma hyllfack. Kan bemanna rätt mängd timmar baserat på kommande veckas leverans för upplock, så alla varor kommer upp i hyllan innan helgen. Har även en blick för interna oegentligheter. Finns det fiffel bland de anställda i varuhuset nosar Dimitar fram det först av alla. (Tack och lov hade vi inte många sådana tråkigheter)
Admir. (Framtidslöftet).Administrativ chef med ansvar för kassan, återköp/reklamationer, arbetstidsscheman och Biltema Café. Vår relation var de två första åren jag jobbade i Malmö frostig på grund av ömsesidig misstro till varandra. Ändå saknar vi inte respekt för varandra som arbetspersoner. Vår arbetskemi är helt enkelt på olika frekvenser. När misstron med tiden övergår i ett förtroende får vi en fin och ärlig relation även på det privata planet. Ur de otaliga duster vi har om caféet, beställningar och datum på korvar, kassaräkning, scheman, tydligare information och hur långt man kan acceptera rutiner som inte följs, får vi med tiden en gemensam samsyn som utvecklar både oss som människor men även varuhusets drift till det bättre.
Admirs svaghet är att han, enligt mig, inte har ”detaljhandelsblicken”. Det vill säga förmågan att gå en runda i varuhuset och se vad som behöver rättas till. Att genom egen handpåläggning och delegering till medarbetarna få till ett fräscht och säljande varuhus efter 9 timmars öppethållande med rivande i hyllorna efter kundernas framfart.
Det brukar i och för sig inte administratörer ha blick för. Men Admir har ambitionen att ta mitt jobb.
”Om något år har jag ditt jobb” hör jag mer en gång under en arbetsvecka från Admirs mun.
Vi har en utsedd varuhusjour på kväll och på helger. Den personen har som ansvar att se till att varuhuset är i ett snyggt och säljande skick även de sista timmarna innan stängning. Att förutom sig själv, delegera och coacha de som jobbar på kvällar och helger att hålla ordning.
De gånger Admir går sin varuhusjour är det en bedrövlig syn att skåda dagen efter. Uppslitna förpackningar, returvagnar som inte körs ut, säljgavlar som inte är påfyllda, oreda och oordning i varje vrå.

      ”Du kan aldrig få mitt jobb om du inte har blick för hur ett säljande varuhus med ordning och reda ser ut. Sorry. Du gör dock ett bra jobb inom administrationen. Det är nog där du ska stanna kvar” säger jag.
Admir blir ledsen och tycker att jag är petig och överpedant med hur ett varuhus ska se ut. När så Admir redan veckan efter vårt samtal har jouransvar för varuhuset en lördag och en söndag. Då brakar det loss. När jag kommer på måndagen och ser att varuhuset nästan är till spillror efter den gångna helgen blir jag uppriktigt förbannad.
     ”Hur i helvete ska du kunna driva ett varuhus när du inte ens ser att det ligger varor på golvet, finns uppslitna förpackningar i hyllan, papperskorgar på parkeringen som svämmar över, kundkorgar som inte plockats upp från gångarna, skylthållare som saknar skyltar och kundtoaletter som saknar papper. Kan man inte ens se det ska man inte ens tänka tanken på att ha mitt jobb”
Admir spänner ögonen i mig och säger:
    ”Sven Asplund, detta är sista gången du kritiserar mig för att lämna ett dåligt varuhus efter mig. Nästa gång jag har jour kommer jag att ha det bästa varuhus du sett. Ännu bättre än när du jobbar en helg”
     ”Admir, jag hoppas verkligen det. För den gångna helgen du lämnat efter dig var bedrövlig. Jag blir ledsen när jag ser sån dynga. Men ingen blir gladare än jag om du kan överraska mig”
Det tog fyra veckor, sen har Admir varuhusjouren på helgen igen. Jag tar en sista runda på fredagen innan jag lämnar över varuhuset till Admir. Jag har dåliga föraningar eftersom varuhuset är i toppskick. Allt är städat, frontat och tip-top precis överallt.
     ”Jag kommer inte att göra dig besviken Herr Chef. Du kan lita på mig” säger Admir när jag berättar att jag nu lämnar varuhuset för att fira helg.
Så kommer måndagen och jag åker till varuhuset med dåliga föraningar.
     ”Hur ska Admir plötsligt få fram den detaljhandelsblick han inte haft innan, ska vi nu få en holmgång med varandra igen?” tänker jag i mitt stilla sinne. Admir själv sitter i kassaräkningsrummet och räknar pengar denna morgon. Jag brukar börja min arbetsvecka med att hälsa på honom där. Men denna gång vill jag börja med att göra en okulär besiktning av varuhuset han har haft ansvar för den gångna helgen. Sen kan vi ta en uppriktig diskussion om hur han skött sitt arbete.
Jag börjar på parkeringen. Inget synligt skräp syns, papperskorgarna är tömda. Kundvagnarna står i jämnt antal i varje hus. Det ligger inte skräp synligt vare sig i kundvagnar eller vid kundvagnshus. Går in genom entrén. Entrévisningen är fin och i ordning. Det är påfyllt kataloger vid utgången. Kommer in i varuhuset går in bakom återköpsdisken och ser att alla returvagnar körts ut och är tomma. Det är städat och i ordning på reklamationsdisken. Fortsätter min syn och går in i varuhuset via entrégrindarna. Ser att kundkorgarna är på plats och står staplade i jämn ordning. Följer sen kundvarvet runt hela varuhuset och kollar i varje hyllgång på varje avdelning att det inte ligger skräp eller kundkorgar på golvet. Att inga förpackningar är uppslitna i hyllan. Ser att democyklarna står i ordning. Alla säljtorg är påfyllda och alla säljgavlar är påfyllda med varor. Hyllor som gått att fronta har blivit frontade. Bilkemitorget med oljor och bilvårdsprodukter har städats och blivit påfyllda. Var jag än går ser jag i varje hörna ett varuhus som är städat, andas ordning och sälj.

”Admir har rätt”, tänker jag, ”inte ens jag, Janne eller någon annan har kunnat göra det här bättre”

Jag går in till Admir som sitter i kassaräkningsbunkern.
     ”Bäste Admir. Grattis! Vilket fint varuhus du lämnat efter dig. Jag är djupt imponerad. Jo, du har rätt, inte ens jag eller någon annan kunde gjort bättre än det du presterat den gångna helgen”
     ”Tack Herr Chef. Ja, nu var jag så trött på ditt gnäll. Alla som jobbat i helgen har slitit och kämpat för att visa dig hur fint ett varuhus kan se ut efter en stor köphelg”
     ”Ja, Admir. Men det är du som höll i dirigentpinnen. Härmed dubbar jag dig till licensierad detaljhandlare. Nu har du kunskapen att ha även mitt jobb”

2016 slutar jag på Biltema. Janne tar över som varuhuschef efter mig. Admir söker och får jobbet som varuhuschef på Biltema i Landskrona som öppnar i juni 2017.
Admir med sitt team drev sen varuhuset i Landskrona lyckosamt i ytterligare två år. Sen sade Admir självmant upp sig för att gå vidare i karriären och lyckan i blommornas värld på Blomsterlandet.

Eftertext:
Nu är det mer än tre år sedan jag lämnade Biltema i Malmö. Då och då åker jag för att hälsa på mina forna adepter. För en pensionär som mig är det också glädjande att uppleva hur välkommen jag blir bemött när jag kommer på besök. Och att varuhuset i Malmö är ännu bättre än när jag lämnade det. Team Janne & Co är fantastiska. Vilket kanon-varuhus Biltema i Malmö blivit!!

Den 24 januari 2019 åkte jag sedan och besökte Admirs Biltema-varuhus i Landskrona.
Besöket gjorde mig inte besviken. Jag lämnade en blomma och skrev ett message till Admir så här: ”Kan bara säga att hela varuhuset var by the book. Helt fulländat i varenda vrå. Det var toppfrontat i varenda hylla/spjut och samtliga gavlar var massladdade. Överallt var det rent och fint. Skyltarna var kompletta och samtliga vända mot kunden. Ja, jag är imponerad Admir. Detta har du genom ditt team gjort riktigt, riktigt bra. Bara att lyfta på hatten och visa en handlares respekt för detta artisteri. Hälsningar Eders X-boss”

Svaret från Admir lät inte vänta på sig:
”Tack Sven. Jag uppskattar din text och blomman du gav mig. Det betyder mer för mig än du själv någonsin kan förstå”

Sådana fina ord värmer och skänker sann glädje till en malmopags hjärta.